Hoe houd je overzicht in het omgevingsmanagement? Dat komt – in de kern – neer op twee zaken:
weten welke issues er spelen en
processen inrichten waarbinnen de voortgang van die issues bewaakt kan worden.
In de blog, grip op omgevingsmanagement, hebben we beschreven hoe je snel inzicht kunt krijgen in welke issues er spelen. In dit artikel focussen we op het bewaken van de voortgang van die issues.
Via processen naar oplossingen
Issues los je niet altijd op één niveau op, dus is het belangrijk om verschillende managementniveaus in te richten, zodat de voortgang op het juiste niveau bewaakt kan worden. Hoeveel managementniveaus er nodig zijn, is afhankelijk van de omvang van het project. Voor dit artikel onderscheiden we drie managementniveaus: strategisch, tactisch en operationeel.
Een eerste categorisering om te bepalen op welk managementniveau het issue bewaakt moet worden kan zijn op basis van impact. Hoe je de impact (en urgentie) van een issue via een risicobenadering kunt bepalen, hebben we laten zien in de blog over het monitoren van issues.
Op basis van impact kun je vervolgens een eerste verdeling maken van de issues en de verschillende managementniveaus:
Impact: catastrofaal - strategisch management
Impact: hoog en midden - tactisch management
Impact: laag en verwaarloosbaar - operationeel management
Deze manier van categoriseren geeft een goed eerste beeld, maar de stappen tussen de verschillende niveaus kunnen groot zijn. Daarmee is de kans dat een issue onverwachts van het ene niveau naar het andere niveau overspringt nog steeds aanwezig. Om nog meer controle te krijgen, kun je een verfijning in de categorisering aanbrengen door ‘urgentie’ als indicator toe te voegen.
Met urgentie als indicator heb je naast de impact ook meteen de deadline te pakken. Naarmate het issue dichter bij de deadline komt en er geen absolute oplossing is, kan het verstandig zijn om op te schalen naar een volgend managementniveau. Als voorbeeld: een issue met hoge impact vloeit automatisch over naar strategisch niveau als de deadline binnen 3 maanden valt.
Op deze manier hou je het bewaken van issues voorspelbaar en is het makkelijker om overzicht te behouden. Ook bij grote projecten.
Hoe helpt Dialog?
De betrokkenheid in en veeleisendheid aan de leefomgeving zal alleen maar toenemen. Het aantal belanghebbenden wordt groter en de materie rond omgevingsmanagement complexer waardoor de hoeveelheid input toeneemt. Wat op zijn beurt zal leiden tot een hogere administratielast. Dit is waar Dialog om de hoek komt kijken.
Dialog is het meest complete softwareplatform voor omgevingsmanagers dat jou gaat helpen bij het inzichtelijk maken van alle stakeholders rondom een project. Partners, gemeenten, burgers en ondernemers: al hun issues, belangen en eisen worden in Dialog overzichtelijk bijgehouden. Zo maak je niet alleen snel een analyse, maar kom je ook tot een toepasbare strategie voor je stakeholder-, participatie- en communicatieplan.