Zodra duidelijk is welke issues er in jouw project spelen, is het belangrijk om focus aan te brengen. Door focus aan te brengen loop je minder risico om kostbare tijd aan de verkeerde zaken te besteden. Vervolgens is het belangrijk om logische acties uit te zetten en tijdig tot oplossingen te komen.
Focus aanbrengen
Als je een goede issue sessie achter de rug hebt, is het niet ondenkbaar dat je een waslijst aan issues hebt. Dat kan wellicht wat overweldigend voelen, maar niet alle issues zijn even belangrijk voor de voortgang van jouw project. Ze hoeven ook niet allemaal per direct opgelost te worden. Daarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen.
Voor het stellen van prioriteiten kun je gebruikmaken van een (pragmatische) risicobenadering. In deze benadering bekijken we vanuit de potentiële impact, in combinatie met de deadline, wat de urgentie (prioriteit) van het issue is. Dat doe je als volgt:
Bepaal de schaal waarop je de impact van een issue scoort. Dit kunnen getallen zijn, maar ook termen, zoals ‘verwaarloosbaar’, ‘laag’, ‘midden’, ‘hoog’, ‘catastrofaal’.
Bepaal de treden van de doorlooptijd waarop de urgentie verandert. Bijvoorbeeld: <1 mnd, 1-3 mnd, 3-6 mnd, 6-12 mnd en >12 mnd.
Bepaal per cel (het raakvlak tussen een impact-schaal en doorlooptijd-trede) de urgentie.
Bepaal per issue hoe groot de impact is als er geen oplossing komt.
Bepaal per issue de deadline waarop de impact zal optreden als er op dat moment geen oplossing is.
Op basis van dit stappenplan kun je per issue de urgentie bepalen en prioriteiten stellen. Zie als voorbeeld het onderstaande figuur voor een issue met hoge impact en een deadline die binnen 1 maand vanaf nu is.
Voortgang monitoren
Nadat de juiste prioriteiten zijn gesteld, is het verstandig om per issue logische acties uit te zetten die ervoor zorgen dat het issue binnen de gestelde deadline opgelost wordt. Monitor vervolgens de voortgang van de acties en schakel zo nodig bij.
Maar ook acties moet je prioriteren. In je eigen werk, maar ook tijdens overleggen met projectteamleden over de voortgang van issues. Gebruik voor het prioriteren van acties de urgentie van de issues. Maar niets is zo veranderlijk als een project. Ondanks dat concrete acties benoemd zijn en op basis van urgentie uitgelopen worden, kan een onverwachte gebeurtenis de deadline in gevaar brengen. Bedenk daarom voor issues met grote impact altijd een back-up scenario. Zo kom je niet in de knel als het niet helemaal loopt, zoals je had verwacht.
Kortom, tijdsplanning en issue sessies zijn cruciaal voor het project. Belangrijke aandachtspunten die niet onderschat mogen worden.
Hoe helpt Dialog?
De betrokkenheid in en veeleisendheid aan de leefomgeving zal alleen maar toenemen. Het aantal belanghebbenden wordt groter en de materie rond omgevingsmanagement complexer waardoor de hoeveelheid input toeneemt. Wat op zijn beurt zal leiden tot een hogere administratielast. Dit is waar Dialog om de hoek komt kijken.
Dialog is het meest complete softwareplatform voor omgevingsmanagers dat jou gaat helpen bij het inzichtelijk maken van alle stakeholders rondom een project. Partners, gemeenten, burgers en ondernemers: al hun issues, belangen en eisen worden in Dialog overzichtelijk bijgehouden. Zo maak je niet alleen snel een analyse, maar kom je ook tot een toepasbare strategie voor je stakeholder-, participatie- en communicatieplan.