De omgevingswet vraagt om een herleidbaar participatieproces. Waar we tot nu toe vaak zijn gericht op de middelen die helpen om de stakeholders en burgers te informeren en mee te nemen in de plannen, wordt het belangrijker om inzichtelijk te hebben waarom je middelen inzet. Of hoe je opvolging hebt gegeven aan participatietrajecten en -resultaten. Of nog belangrijker: helder hebben en communiceren waarom keuzes wel of niet gemaakt zijn. Denk aan het niet kunnen voldoen aan een wens uit de omgeving in het ene project, maar wel in een andere. Hoe leg je dat uit? Om te komen tot een volledig herleidbaar proces, hier zijn 7 vragen die je helpen:
1 – Wat ga je tegenkomen?
Je hebt een plan, een goed plan misschien zelfs wel, al zeg je het zelf. Maar waar liggen knelpunten? Welke zijn dat en waar ga je mogelijk toch tegen kritische vragen of zelfs verzet aanlopen? Onderzoek en leg vast waar je met je plan tegenaan gaat lopen zorgt ervoor dat je gaat nadenken over met wie je te maken gaat krijgen. Zorg dus dat je niet verrast wordt door je issues op een rijtje te zetten. Nog mooier: door na te denken wanneer deze gaan spelen en welke invloed ze hebben als het gaat spelen, maak je direct helder waar je prioriteiten (gaan) liggen. De Crazy8-methode kan hierbij helpen.
2 – Wie ga je tegenkomen en waarom?
In stap 1 heb je nagedacht over wat je gaat tegenkomen, je weet zelfs waar je prioriteiten liggen. Nu is het zaak te inventariseren wie je gaat tegenkomen en waarom? Wie heeft welk belang en hoe verhoudt dit belang zich tot jouw plannen? Wie is voor, wie gaat meer overtuiging nodig hebben? En op grond waarvan? Deze belanghebbenden, of stakeholders, gaan jouw doelgroep worden van jouw participatie.
3 – Welke participatieniveau?
Je doelgroep weet je en je kunt zelfs al inschatten wie voor of wie tegen gaat zijn qua belang. Maar we gaan nog een stap verder. Door na te denken welke invloed iemand uit kan oefenen of gaat uitoefenen als de plannen doorgang vinden, maakt dat we kunnen inschatten welk participatieniveau we iemand op kunnen inschalen. Gaat het voldoende zijn om iemand te informeren? Of moet je iemand mee laten denken aan je plannen om zo een breder gedragen oplossing te krijgen? Dit maakt dat je niet alleen weet waar je prioriteiten liggen qua wat je gaat tegenkomen en dat je weet wie je doelgroep is, maar we kunnen ook differentiëren in die doelgroep en zorgen dat iedereen op de juiste manier wordt meegenomen. Van bedrijven tot burgers. Denkend vanuit belangen zorgt dat deze als één geheel worden meegenomen in de plannen.
4 – Welke communicatiestrategie helpt?
Nu je weet wie we hoe gaan meenemen qua deelnamen in het project of de plannen. Kan bepaalt worden hoe je dat gaat doen, oftewel haal communicatie erbij en zorg dat je ook weet welke toon je aanslaat en hoe je de boodschap overbrengt. Dit kun je doen door na te denken over eventuele spanning en vertrouwen in de situatie. Moet je misschien eerst aan het vertrouwen in de relatie werken voordat je over de inhoud begint? Of kan een medestander je misschien helpen om je plan onder de aandacht te brengen? Bepaal dit en je weet de juiste snaar te raken. Het is dus erg belangrijk communicatie vroeg mee te nemen.
5 – Welke middelen helpen?
Omdat je nu precies weet waarom je wie gaat betrekken en op welke manier, heb je jezelf handvatten gegeven om hard te maken wat je nodig hebt, zowel qua budgetten als (digitale) hulpmiddelen. Vaak zien wij de 4 stappen hiervoor overgeslagen worden en teruggegrepen worden op een oplossing als nieuwsbrief en standaard bewonersavond, "want zo gaat dat altijd". Maar dan blijkt dat je later in het proces een belangrijke belanghebbende, met ook nog veel invloed, gemist hebt. Want die had geen tijd om te komen. Of er wordt direct gegrepen naar fancy participatietools, want jij als expert denkt hiermee je doelgroep te bereiken. Maar als je doorvraagt wie die doelgroep is en wat die doelgroep beweegt, dan blijft het vaag. En vaag zorgt ervoor dat je niet herleidbaar hebt wie je wilt bereiken en waarom. Nog voordat je überhaupt naar buiten treedt, voldoe je al niet aan de nieuwe eisen voor participatie met de omgevingswet. Je hebt nu een plan, voer het dan ook uit.
6 – En nu?
Voer je strategie nu uit. Je hebt een benaderingsstrategie, of een communicatiestrategie, en doordat je deze op de juiste manier inzet op alle niveaus van je participatie en dus voor alle stakeholders, zorg je dat je op de juiste manier in contact komt. Niet alleen in de vorm, maar ook met de juiste informatie voor de stakeholders, zodat het proces op een gelijkwaardige manier gevolgd kan worden. Standpunten kunnen verschillen en veranderen, belangen kunnen tegenovergesteld zijn, maar door te weten welke ruimte je aan wie kunt geven om jouw plan goed door het participatietraject te loodsen, zorg je voor een proces waarop iedereen achteraf tevreden kan terugkijken. Zet hierbij de tools in die je communicatie en boodschap ondersteunen, maak deze niet een doel op zich.
7– Welke resultaat?
Nu je met de juiste partijen over de juiste onderwerpen "aan tafel zit", zal het proces gaan leiden tot ideeën en nieuwe inzichten. Deze wensen uit de omgeving kunnen aanvullend zijn op jouw plan. Misschien moet je er soms erg je best voor doen om ze mee te nemen. Maar het zijn de resultaten van het zorgvuldige en herleidbare participatieproces tot nu toe. Alleen niet altijd alles zal kunnen en andere dingen blijken makkelijker te zijn of zelfs een grote verrijking. Wat je met die wensen doet en hoe je dit terug communiceert, wordt vaak weinig of met lange tussenpauzes gedaan. Het gevoel ontstaat dat er niets met ideeën gedaan wordt, terwijl je juist zo hard je best doet. Zonde. Zorg dat de belanghebbenden aangehaakt blijven door beloftes allereerst altijd na te komen, maar ook door regelmatig een voortgang of extra informatie te geven. Dit kan met hele laagdrempelige digitale tooling. Zoals we in het vak zo mooi zeggen: je hebt de omgeving betrokken, hou deze ook betrokken. Laat je zien, zowel digitaal als in het echt. Leg dit ook weer vast. Het resultaat is uiteindelijk een plan waarin de omgeving op de juiste manier wordt meegenomen, resultaten die leiden tot het oplossen van knelpunten en in plaats van weerstand een breed gedragen plan. Zal altijd iedereen even blij zijn achteraf? Vast niet, maar je hebt met de juiste intenties voldaan aan de eisen rond participatie met de omgevingswet. Want alles is herleidbaar tot het allereerste begin. Dat slimme tooling hierin helpt om zaken overzichtelijk te houden en sneller te maken, dat mag duidelijk zijn. Maar met alleen tooling kom je er niet. Veel participatieplezier!
Hoe helpt Dialog?
De betrokkenheid in en veeleisendheid aan de leefomgeving zal alleen maar toenemen. Het aantal belanghebbenden wordt groter en de materie rond omgevingsmanagement complexer waardoor de hoeveelheid input toeneemt. Wat op zijn beurt zal leiden tot een hogere administratielast. Dit is waar Dialog om de hoek komt kijken.
Dialog is het meest complete softwareplatform voor omgevingsmanagement dat jou gaat helpen bij het inzichtelijk maken van alle stakeholders rondom een project. Partners, gemeenten, burgers en ondernemers: al hun issues, belangen en eisen worden in Dialog overzichtelijk bijgehouden. Zo maak je niet alleen snel een analyse, maar kom je ook tot een toepasbare strategie voor je stakeholder-, participatie- en communicatieplan.
Ben je benieuwd wat Dialog voor jou kan betekenen?
Inbegrepen in de trial:
✔ Single user project
✔ Toegang tot alle features
✔ Toegang tot de helpdesk
✔ Persoonlijke support
✔ Stopt automatisch na 1 maand